En pocas palabras
- CLINSYS es un sistema de gestión para centros de salud. Cada centro es el responsable de los datos de sus pacientes; URY-TECH los procesa por cuenta y orden del centro, como encargado.
- Lo usan los profesionales y el personal de los centros. Los pacientes y sus familias también pueden intervenir: completando el formulario de autoalta, anunciándose en el tótem de recepción o escribiendo al WhatsApp del centro.
- Los datos de salud son datos sensibles: se tratan con el máximo cuidado, no se venden, no se ceden con fines comerciales ni se usan para publicidad, y cada centro ve únicamente los suyos.
- El sistema se aloja en servidores ubicados en Estados Unidos. Esa transferencia se hace con las garantías que exige la ley uruguaya (ver el detalle).
- Toda persona puede pedir acceso, rectificación, actualización, inclusión o supresión de sus datos, en forma gratuita (cómo).
1 Quién es quién
CLINSYS (en adelante, «el sistema») es desarrollado y operado por URY-TECH, con domicilio en Montevideo, Uruguay. Contacto: clinsys@ury-tech.com.
El centro de salud: responsable de los datos de sus pacientes
Cada centro de salud que contrata CLINSYS es el responsable (artículo 4 de la Ley N.º 18.331) de los datos de sus pacientes y de las personas vinculadas a ellos: decide qué se registra, con qué fin, quién accede y por cuánto tiempo se conserva. Sus datos de contacto son los que el centro informa a sus pacientes.
URY-TECH: encargado del tratamiento
Respecto de esos datos, URY-TECH es encargado del tratamiento (artículo 30 de la Ley N.º 18.331): los procesa y almacena solo para prestar el servicio al centro, siguiendo sus instrucciones, bajo deber de confidencialidad y sin usarlos para ningún fin propio. Esa relación se rige por el Acuerdo de encargo de tratamiento que forma parte de los Términos y Condiciones.
CLINSYS Profesionales: el profesional independiente y el paciente
En CLINSYS Profesionales el responsable de los datos de los pacientes es el profesional independiente que atiende en su consultorio, y URY-TECH es su encargado (Anexo I de los Términos de Profesionales). Quien usa la app o el portal del paciente tiene una identidad propia, verificada por código, de la que URY-TECH es responsable; sus datos clínicos de cada profesional permanecen separados y no se comparten entre profesionales.
En CLINSYS Profesionales: (a) las funciones de inteligencia artificial se prestan con un modelo propio de URY-TECH, alojado en su infraestructura, sin enviar contenido clínico a proveedores de IA de terceros (el despliegue está en transición y la función permanece apagada hasta que esté operativo; ver la cláusula 11 de los Términos de Profesionales); (b) WhatsApp funciona con la cuenta de WhatsApp Business / Meta del propio profesional, que contrata y paga directamente a Meta y es responsable de los mensajes que envía; (c) al vencer o terminar el servicio el consultorio queda 60 días en solo lectura con exportación completa de los datos, y los datos se suprimen a los 90 días, salvo obligación legal; la conservación de la historia clínica que la ley impone al profesional queda a su cargo (cláusula 16 de los Términos de Profesionales).
URY-TECH: responsable de los datos de las cuentas
URY-TECH es responsable de los datos de las personas usuarias del sistema (cuenta, acceso y registros de seguridad), de las solicitudes de soporte y de los contactos comerciales.
2 A quién alcanza
- Personal de los centros (dirección, administración, técnicos y profesionales) que usa la web o la app.
- Pacientes cuyos datos carga el centro, y sus padres, tutores o responsables.
- Quienes completan el formulario de autoalta que el centro les envía antes del ingreso.
- Quienes se anuncian en el tótem de recepción del centro.
- Quienes escriben al WhatsApp de un centro que lo conectó al sistema.
3 Datos que se tratan
Del personal que usa el sistema
- Nombre, apellido y cédula de identidad (es el usuario de ingreso)
- Correo electrónico y teléfono
- Contraseña, guardada con cifrado de un solo sentido (bcrypt): nadie puede leerla
- Centro, sucursal, rol y permisos
De los pacientes (datos sensibles)
- Identidad: nombre, cédula, fecha de nacimiento, sexo, foto si el centro la carga
- Contacto y datos de padres, tutores o responsables
- Cobertura y convenios (por ejemplo BPS o mutualista)
- Historia clínica, evaluaciones, anamnesis, objetivos e informes
- Respuestas a cuestionarios de ingreso, que pueden incluir información de salud
- Agenda, asistencias, sesiones, pagos y copagos
- Archivos adjuntos (imágenes, audios, documentos)
Técnicos y de seguridad
- Registros de acceso: fecha, hora, dirección IP, función utilizada y resultado
- Registro de auditoría de cambios en datos clínicos: quién, cuándo y qué cambió
- Identificador del dispositivo para notificaciones, si se habilitan
Permisos de la app en el teléfono
- Cámara y galería: solo al adjuntar una imagen
- Micrófono: solo al dictar una observación
- Huella o rostro: los valida el teléfono; el dato biométrico nunca sale del dispositivo
- Notificaciones: avisos del sistema
4 Para qué se usan
- Que el centro gestione la atención de sus pacientes: ingreso, agenda, historia clínica, asistencias, facturación y comunicación.
- Autenticar a cada persona usuaria y limitar lo que puede ver y hacer según su rol.
- Dejar trazabilidad de las acciones sobre datos clínicos (quién hizo qué y cuándo).
- Enviar avisos y recordatorios que el centro configure.
- Mantener la seguridad del sistema, diagnosticar errores y dar soporte.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
Los datos no se usan con fines publicitarios, no se venden, no se cruzan entre centros distintos y no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial.
5 Base legal
- Datos de salud de pacientes: el artículo 19 de la Ley N.º 18.331 habilita a los establecimientos y profesionales de la salud a tratar los datos de salud de quienes atienden, respetando el secreto profesional y la normativa sanitaria, en particular la Ley N.º 18.335 de derechos y obligaciones de pacientes y usuarios de los servicios de salud. La historia clínica es del paciente y es reservada.
- Formulario de autoalta: como los datos se recaban directamente de la persona antes del ingreso, se le informa según el artículo 13 y se le pide su consentimiento expreso para los datos de salud (artículo 18). Ninguna persona está obligada a proporcionar datos sensibles.
- Personal de los centros: la relación de trabajo o servicio con el centro y el contrato de este con URY-TECH (artículo 9, literal D).
- URY-TECH como encargado: el contrato con cada centro, conforme al artículo 30 de la Ley N.º 18.331.
6 Proveedores y transferencias internacionales
URY-TECH no vende ni alquila datos. Para que el sistema funcione intervienen estos proveedores (subencargados), cada uno limitado a lo que su función exige:
| Proveedor | Para qué | Qué datos recibe | País |
|---|---|---|---|
| Hostinger International Ltd. | Servidores donde funciona el sistema | Todos los datos del sistema, almacenados en servidores contratados | Estados Unidos |
| Backblaze, Inc. | Copias de respaldo | Copias de las bases de datos | Estados Unidos |
| Google LLC | Envío de correos del sistema; notificaciones en Android | Dirección y contenido del correo (por ejemplo, avisos de cuenta); el texto de la notificación | Estados Unidos |
| Apple Inc. | Notificaciones en iPhone | El texto de la notificación | Estados Unidos |
| Expo (650 Industries, Inc.) | Despacho de notificaciones y actualizaciones de la app | El texto de la notificación y el identificador del dispositivo; las actualizaciones solo llevan código | Estados Unidos |
| Meta Platforms | WhatsApp, solo si el centro lo conecta | Los mensajes de ese número (ver) | Estados Unidos |
| Anthropic PBC · Google LLC | Funciones de IA de CLINSYS para centros, solo si el centro las habilita (en CLINSYS Profesionales la IA es local, sin terceros) | Texto seudonimizado (ver) | Estados Unidos |
Las notificaciones pueden nombrar a un paciente («Se agregó a … a tu agenda»), pero nunca llevan la historia clínica, archivos ni el resto de la ficha.
Transferencia internacional. Estados Unidos no figura entre los países con nivel de protección adecuado según la Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales (URCDP). Por eso estas transferencias se realizan al amparo del artículo 23 de la Ley N.º 18.331, con garantías contractuales con cada proveedor que los obligan a tratar los datos solo para prestar su servicio, con medidas de seguridad y sin usarlos para fines propios. Cada centro las autoriza al contratar CLINSYS.
También se entregan datos a autoridades competentes, exclusivamente ante un requerimiento legal expreso, y se avisa al centro salvo que la ley lo impida.
7 Funciones con inteligencia artificial
CLINSYS ofrece funciones opcionales que usan modelos de lenguaje de terceros: un asistente de ayuda y la preparación de borradores de informes a partir de la historia clínica. Están apagadas por defecto y solo se activan si el centro lo decide.
- Antes de enviar texto al proveedor, el sistema reemplaza el nombre, la cédula y los datos de contacto del paciente por marcadores (seudonimización). Pueden quedar otros datos escritos en texto libre, como el nombre de un familiar o de una escuela: por eso se trata como dato personal y no como dato anónimo.
- Solo se usan modalidades de servicio en las que el proveedor se compromete a no usar los datos para entrenar sus modelos.
- El resultado es un borrador: lo revisa y firma un profesional, que es quien decide su contenido.
8 Mensajería por WhatsApp
Si el centro conecta su número de WhatsApp, el sistema procesa los mensajes que intercambia con quienes le escriben: número de teléfono, nombre del perfil, contenido del mensaje y estado de entrega. Sirve para que el equipo del centro los lea y responda desde el sistema, y para enviar recordatorios.
- Los mensajes viajan por la plataforma de WhatsApp Business de Meta, con la cuenta y el número del propio centro.
- Las respuestas automáticas contestan solo consultas generales (horarios, dirección, contacto): no informan datos clínicos ni confirman si alguien es paciente.
- Quien escriba baja o stop deja de recibir mensajes del centro.
- El centro es el responsable de estas conversaciones.
9 Cómo se protegen
- Comunicación cifrada con el servidor (HTTPS con TLS 1.2 o superior y HSTS).
- Contraseñas con cifrado de un solo sentido; credenciales de integración cifradas en la base.
- Sesiones de vida corta y bloqueo temporal de la cuenta ante intentos fallidos.
- Aislamiento por centro: cada centro accede solo a sus datos.
- Permisos por rol y por sucursal: cada persona ve lo que su función requiere.
- Registro de auditoría inalterable de los cambios en datos clínicos.
- Copias de respaldo diarias en un proveedor distinto del de los servidores.
- Acceso a los servidores restringido al personal técnico autorizado de URY-TECH, bajo deber de confidencialidad (artículo 11 de la Ley N.º 18.331).
- Los entornos de prueba no contienen datos reales de pacientes.
10 Incidentes de seguridad
Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte datos personales, URY-TECH avisa sin demora al centro afectado con la información disponible y las medidas adoptadas. Conforme al artículo 38 de la Ley N.º 19.670 y al Decreto N.º 64/020, se comunica a la URCDP dentro de las 72 horas de conocida, y se informa a las personas afectadas cuando corresponda.
12 Por cuánto tiempo
- Datos de pacientes: mientras el centro los necesite para la atención y durante los plazos de conservación de la historia clínica que fija la normativa sanitaria. Los define el centro, que es el responsable.
- Cuentas del personal: mientras estén activas. Después de la baja se conservan solo los datos que la ley exige.
- Registros técnicos de acceso: hasta 12 meses.
- Registros de seguridad (inicios de sesión y cambios de credenciales): hasta 5 años.
- Auditoría de cambios clínicos: mientras se conserve la información a la que se refiere.
- Al terminar o vencer el servicio con un profesional independiente (CLINSYS Profesionales): 60 días de solo lectura con exportación completa, entrega del backup a pedido dentro de 10 días hábiles y supresión a los 90 días, salvo obligación legal. La conservación de la historia clínica que la ley exige al profesional queda a su cargo.
- Al terminar el servicio con un centro: se le entregan sus datos en un formato de uso común y, dentro de los 60 días siguientes, URY-TECH los elimina de sus sistemas, salvo que una norma obligue a conservarlos. Las copias de respaldo se eliminan en su ciclo de rotación.
13 Derechos y cómo ejercerlos
Toda persona puede solicitar, en forma gratuita, el acceso a sus datos y su rectificación, actualización, inclusión o supresión (artículos 14 y 15 de la Ley N.º 18.331). Quien pide debe acreditar su identidad; si actúa por otra persona, su representación.
- Pacientes y familias: el pedido se dirige al centro de salud, que es el responsable. Si llega a URY-TECH, se lo derivamos al centro en un plazo máximo de 2 días hábiles y le damos asistencia técnica para responder.
- Personal de los centros y demás personas: escribiendo a clinsys@ury-tech.com. La baja de la cuenta se pide como se explica en Eliminación de cuenta.
El plazo legal para responder es de 5 días hábiles. Si la respuesta no llega o no es satisfactoria, la persona puede iniciar la acción de habeas data (artículos 37 y siguientes de la ley) o presentar una denuncia ante la Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales (URCDP).
14 Menores de edad
Muchos pacientes son niños, niñas y adolescentes. Sus datos los cargan el centro o, en el formulario de autoalta, sus padres, tutores o responsables legales, que son quienes prestan el consentimiento y ejercen sus derechos, respetando la autonomía progresiva que reconoce el Código de la Niñez y la Adolescencia. El sistema no está pensado para que menores de edad creen cuentas propias.
15 Extensión de Chrome «CLINSYS · Conciliación BPS»
La extensión se empareja con el centro en CLINSYS. Para cumplir una gestión que una persona del centro aprobó antes en CLINSYS (asistencias, inscripciones, bajas, cambios de horario), recibe de CLINSYS el documento, el nombre y los datos necesarios de esa gestión, los usa en la pantalla del portal de BPS dentro de la sesión que abrió la propia persona y no los guarda. Nunca ve ni almacena el usuario ni la contraseña de BPS. Guarda solamente un token de emparejamiento, que el centro puede revocar desde CLINSYS. No vende ni comparte datos con terceros y no usa código remoto.
16 Cambios en esta política
Esta política se actualiza cuando cambia el sistema o la normativa. Si el cambio es significativo, por ejemplo un proveedor nuevo que reciba datos, se avisa a los centros con al menos 30 días de anticipación. La fecha de la última actualización figura al inicio.